Các chi phí trong quản lý tiền lương doanh nghiệp

Quản lý tiền lương trở nên dễ kiểm soát hơn nếu biết phân chia các chi phí để ra quyết định có nên tính lương nội bộ hay thuê ngoài không.

Ví dụ cho trường hợp sau :

Bảng phân tích được thực hiện với mô hình doanh nghiệp khoảng 200 nhân viên. Giả thiết doanh nghiệp sẽ tuyển 1 chuyên viên tính lương với mức lương trước thuế khoảng 1.000 USD/tháng. Vậy lương năm của nhân viên đó là 12.000 USD/năm.

(Để tiện theo dõi, bài viết sử dụng đồng USD thay cho VNĐ)

DANH MỤC CHI PHÍ	CHI PHÍ NỘI LỰC/NĂM
1. Chi phí nhân sự	17.920
–    Tiền lương nhân viên (12 tháng)	12.000
–    Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm Thất nghiệp bắt buộc (21% tiền lương)	2.520
–    Lương tháng 13	1.000
–    Thưởng, bảo hiểm sức khỏe & tai nạn, chi phí nghỉ mát, các sự kiện trong năm như sinh nhật, 8/3, tất niên… (15% tiền lương)	1.800
–    Đào tạo (5% tiền lương)	600
2. Chi phí hành chính văn phòng	2.853
–    Thuê văn phòng (25USD/1m2 x 6m2)	1.800
–    Điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, gởi xe…	720
–    Máy tính & phần mềm có bản quyền (1.000USD, ước tính đầu tư trong 3 năm)	333
3. Chi phí hành chính cho việc tính lương	770
–    Giấy, mực hỗ trợ in bảng lương, phiếu lương, báo cáo BHXH, Lao động, Thuế…	200
–    Chi phí đi lại để nộp các báo cáo (Ngân hàng, Thuế, Bảo hiểm, Sở Lao Động…)	570
4. Chi phí quản lý	3.500
–    Kiểm tra và quản lý công việc của nhân viên tính lương (10% chi phí người quản lý)	3.500
A.    Tổng cộng (1+2+3+4)	25.043
B.    Chi phí nhân sự tăng dự trù hàng năm (xét duyệt tăng lương, các chính sách về phúc lợi để giữ người.. – 8% chi  phí nhân sự)	1.433

Đối với một số doanh nghiệp muốn đầu tư vào hệ thống nhân sự một cách bài bản hơn trong việc quan ly tien luong  thì ngoài các chi phí trên, doanh nghiệp còn chịu các chi phí khác như khấu hao phần mềm nhân sự, bảo trì phần mềm, cập nhật khi có sự thay đổi về luật…, ước tính khoảng 2.000 đô la Mỹ/năm.

Theo như bảng phân tích này, chi phí thực tế của doanh nghiệp dành cho việc quan ly tien luong và các công việc liên quan (25.043 USD/năm) gấp 2.0 đến 2.3 lần chi phí tiền lương của nhân viên tính lương (12.000 USD/năm) và có xu hướng tăng thêm mỗi năm do chi phí nhân sự tăng hàng năm.

Ngoài các chi phí hữu hình như trên, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các chi phí rủi ro vô hình rất lớn như:

1. Nhân viên không nắm rõ về luật thuế thu nhập cá nhân, luật Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm Thất nghiệp, luật lao động hoặc khi luật thay đổi không cập nhật kịp thời nên việc tính toán và kê khai không đúng quy định dẫn đến việc công ty bị phạt do thực hiện không đúng luật.

2. Nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ ốm đột xuất trong thời gian trả lương và không có người thay thế kịp thời, dẫn đến việc chi trả lương trễ không đúng với cam kết trong hợp đồng lao động ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

3. Hệ thống lưu trữ không đầy đủ hoặc thất thoát do nhân viên quản lý tiền lương có thể nghỉ việc qua từng thời kỳ và bàn giao cho người mới không hoàn tất hoặc người mới tiếp nhận không hết thông tin do chưa nắm rõ về quy trình.

4. Ngoài ra, việc bảo mật thông tin không tốt cũng là một vấn đề then chốt mà các doanh nghiệp rất quan tâm do thông tin lương được in trên máy in dùng chung, hoặc được lưu trữ trên ổ đĩa chung. Ngay cả nhân viên tính lương sau khi nghỉ việc không giữ bảo mật các thông tin lương nội bộ.