Các chi phí trong quản lý tiền lương doanh nghiệp

Quản lý tiền lương trở nên dễ kiểm soát hơn nếu biết phân chia các chi phí để ra quyết định có nên tính lương nội bộ hay thuê ngoài không.

Ví dụ cho trường hợp sau :

Bảng phân tích được thực hiện với mô hình doanh nghiệp khoảng 200 nhân viên. Giả thiết doanh nghiệp sẽ tuyển 1 chuyên viên tính lương với mức lương trước thuế khoảng 1.000 USD/tháng. Vậy lương năm của nhân viên đó là 12.000 USD/năm.

(Để tiện theo dõi, bài viết sử dụng đồng USD thay cho VNĐ)

DANH MỤC CHI PHÍ	CHI PHÍ NỘI LỰC/NĂM
1. Chi phí nhân sự	17.920
–    Tiền lương nhân viên (12 tháng)	12.000
–    Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm Thất nghiệp bắt buộc (21% tiền lương)	2.520
–    Lương tháng 13	1.000
–    Thưởng, bảo hiểm sức khỏe & tai nạn, chi phí nghỉ mát, các sự kiện trong năm như sinh nhật, 8/3, tất niên… (15% tiền lương)	1.800
–    Đào tạo (5% tiền lương)	600
2. Chi phí hành chính văn phòng	2.853
–    Thuê văn phòng (25USD/1m2 x 6m2)	1.800
–    Điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, gởi xe…	720
–    Máy tính & phần mềm có bản quyền (1.000USD, ước tính đầu tư trong 3 năm)	333
3. Chi phí hành chính cho việc tính lương	770
–    Giấy, mực hỗ trợ in bảng lương, phiếu lương, báo cáo BHXH, Lao động, Thuế…	200
–    Chi phí đi lại để nộp các báo cáo (Ngân hàng, Thuế, Bảo hiểm, Sở Lao Động…)	570
4. Chi phí quản lý	3.500
–    Kiểm tra và quản lý công việc của nhân viên tính lương (10% chi phí người quản lý)	3.500
A.    Tổng cộng (1+2+3+4)	25.043
B.    Chi phí nhân sự tăng dự trù hàng năm (xét duyệt tăng lương, các chính sách về phúc lợi để giữ người.. – 8% chi  phí nhân sự)	1.433

Đối với một số doanh nghiệp muốn đầu tư vào hệ thống nhân sự một cách bài bản hơn trong việc quan ly tien luong  thì ngoài các chi phí trên, doanh nghiệp còn chịu các chi phí khác như khấu hao phần mềm nhân sự, bảo trì phần mềm, cập nhật khi có sự thay đổi về luật…, ước tính khoảng 2.000 đô la Mỹ/năm.

Theo như bảng phân tích này, chi phí thực tế của doanh nghiệp dành cho việc quan ly tien luong và các công việc liên quan (25.043 USD/năm) gấp 2.0 đến 2.3 lần chi phí tiền lương của nhân viên tính lương (12.000 USD/năm) và có xu hướng tăng thêm mỗi năm do chi phí nhân sự tăng hàng năm.

Ngoài các chi phí hữu hình như trên, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các chi phí rủi ro vô hình rất lớn như:

1. Nhân viên không nắm rõ về luật thuế thu nhập cá nhân, luật Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm Thất nghiệp, luật lao động hoặc khi luật thay đổi không cập nhật kịp thời nên việc tính toán và kê khai không đúng quy định dẫn đến việc công ty bị phạt do thực hiện không đúng luật.

2. Nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ ốm đột xuất trong thời gian trả lương và không có người thay thế kịp thời, dẫn đến việc chi trả lương trễ không đúng với cam kết trong hợp đồng lao động ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

3. Hệ thống lưu trữ không đầy đủ hoặc thất thoát do nhân viên quản lý tiền lương có thể nghỉ việc qua từng thời kỳ và bàn giao cho người mới không hoàn tất hoặc người mới tiếp nhận không hết thông tin do chưa nắm rõ về quy trình.

4. Ngoài ra, việc bảo mật thông tin không tốt cũng là một vấn đề then chốt mà các doanh nghiệp rất quan tâm do thông tin lương được in trên máy in dùng chung, hoặc được lưu trữ trên ổ đĩa chung. Ngay cả nhân viên tính lương sau khi nghỉ việc không giữ bảo mật các thông tin lương nội bộ.

Người lao động chịu thiệt vì cách tính lương của doanh nghiệp

Việc tính lương và quản lý tiền lương của nhiều công ty hiện nay khiến nhiều người lao động thắc mắc về mức độ hợp lý. Cụ thể, các khoản tiền khác phát sinh bên cạnh lương chính thức chênh lệnh nhau khá nhiều.

Nhiều NLĐ cho biết tiền lương và phụ cấp lương trong tháng rất cao, nhưng tiền trích đóng BHXH lại thấp chỉ bằng một nửa hoặc bằng 1/3 tổng mức thu nhập. Điển hình là trường hợp chị B.H, đang làm việc tại một công ty TNHH ở TPHCM với vị trí chuyên viên Phòng bán hàng. Tháng 10/2014, chị H ký HĐLĐ không xác định thời hạn với mức lương chính là 22 triệu đồng/tháng.

Đầu năm 2016, để giảm chi phí đóng BHXH, Công ty đã thanh lý hợp đồng với tất cả nhân viên và ký lại hợp đồng mới. Theo HĐLĐ mới, tổng thu nhập mỗi tháng của chị H vẫn là 22 triệu đồng, nhưng mức lương chính chỉ còn 5 triệu đồng/tháng. Số tiền còn lại được Công ty cho vào các khoản phụ cấp khác như: hiệu quả công việc 1 triệu đồng; trách nhiệm 500 nghìn đồng, thưởng doanh số 8 triệu đồng...

Theo chị H, khi ký hợp đồng nhìn vào khoản thu nhập chung là 22 triệu đồng nên không để ý, đến khi sinh con, làm thủ tục nhận chế độ thai sản mới thấy bị thiệt thòi quá lớn. Theo giải thích của chị H, tổng số tiền thai sản chị nhận được chỉ khoảng hơn 20 triệu đồng, thấp rất nhiều so với đồng nghiệp làm cùng vị trí.

“Đồng nghiệp tôi nhận chế độ thai sản cao gấp 5 lần tôi. Khi hỏi ra, tôi mới biết, khi ký hợp đồng lại với Công ty, đồng nghiệp tôi đã kiên quyết yêu cầu Phòng Nhân sự không được chia nhỏ lương ra nhiều khoản mà phải đóng BHXH đúng theo tổng thu nhập”, chị H bức xúc.

Anh N.V.Đ - nhân viên làm công nghệ thông tin tại một Công ty game ở quận 3, TPHCM ký HĐLĐ và làm việc cho Công ty từ năm 2008, mức lương hiện tại là 13 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, mức lương dùng làm căn cứ đóng BHXH ghi trong HĐLĐ chỉ 4,2 triệu đồng/tháng. Tổng số tiền còn lại bị Công ty chia nhỏ thành nhiều khoản như: Lương khuyến khích, thưởng thi đua tùy theo tình hình của Công ty, phụ cấp trách nhiệm - chức vụ, giao dịch, ăn trưa…

Mới đây, khi Công ty thanh lý hợp đồng với một số nhân viên, anh Đ thuộc diện phải nghỉ việc. Sau đó, khi đi làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp, anh Đ mới nhận ra việc Công ty chi nhỏ tiền lương và đóng BHXH cho anh ít đi, khiến mức trợ cấp thất nghiệp của anh chả đáng là bao.

“Mỗi tháng tôi chỉ nhận được trợ cấp là 60% mức lương bình quân của 6 tháng liền kề trước khi nghỉ việc (mức lương làm căn cứ nhận trợ cấp thất nghiệp của anh chỉ là 4,2 triệu đồng). Trong khi, cũng cùng vị trí, cùng công việc và mức thu nhập như nhau, song đồng nghiệp của tôi lại được nhận mức cao hơn, gấp 5 lần vì kiên quyết không cho Công ty chia nhỏ lương”, anh N.VĐ nói.

Hiện nay, đang tồn tại một thực tế là, khi xây dựng thang, quản lý tiền lương, các doanh nghiệp đã tách lương của NLĐ thành nhiều khoản như: Mức lương cơ bản, phụ cấp, trợ cấp và các khoản bổ sung khác; song khi đóng BHXH thì chỉ căn cứ trên mức lương cơ bản để giảm chi phí, dẫn đến mức hưởng của NLĐ bị thấp đi.

Ông Nguyễn Tất Năm, Trưởng phòng Lao động tiền lương (Sở LĐ-TB&XH TPHCM) cho biết, nhiều doanh nghiệp dùng “chiêu” xây dựng thang, bảng lương nhiều bậc, tách tiền lương thành nhiều khoản để trốn đóng BHXH. Cá biệt, nhiều doanh nghiệp quy định tiêu chuẩn nâng lương, điều kiện hưởng trợ cấp, phụ cấp, tiền thưởng và cách thưởng hằng tháng, quý, năm rất phức tạp, khiến NLĐ khó theo dõi và giám sát thực hiện.

Theo ông Năm, ở nhiều doanh nghiệp đang tồn tại 3 loại lương gồm: Lương tham gia BHXH, lương quyết toán thuế, lương thực chi cho NLĐ. Điều này gây khó khăn cho cơ quan quản lý nhà nước trong việc quản lý, kiểm tra chính sách quan ly tien luong đối với các doanh nghiệp. Ngoài ra, việc chấp hành quy định về thang, bảng lương trong các doanh nghiệp chưa cao; thực tế có xây dựng, nhưng không áp dụng hoặc áp dụng không đúng…

Trong khi đó, theo ông Bùi Sỹ Lợi, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Các vấn đề xã hội của Quốc hội, tình trạng doanh nghiệp chia nhỏ lương của NLĐ để trốn đóng BHXH không phải bây giờ mới diễn ra mà đã có từ lâu. Để tiết giảm chi phí, nhiều doanh nghiệp cố tình chia nhỏ lương của NLĐ. “NLĐ khi ký hợp đồng cứ nghĩ mình thu đủ lương nên không quan tâm. Chỉ đến khi có sự cố mới biết mình bị ảnh hưởng do doanh nghiệp nộp BHXH không đúng với thu nhập của mình. Để tránh bị thiệt thòi, không còn cách nào khác là NLĐ phải tìm hiểu kỹ pháp luật và tự bảo vệ mình”, ông Lợi nói.

Trả lương cho nhân viên - doanh nghiệp cũng cần phải học !

Trong thời buổi lạm phát, giá cả tăng cao, vấn đề lương nhân viên trở thành nỗi khó khăn của nhiều doanh nghiệp. Định mứclương như thế nào, chế độ lương thưởng cho nhân viên ra sao để có thể giữ chân được nhân lực. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần phải học các quản lý tiền lương.

Nên xem tiền lương là món đầu tư hay chi phí?

Trao đổi về vấn đề trả lương trong doanh nghiệp, PGS.TS Lê Quân, Chủ tịch Tổ chức Tư vấn Giáo dục Việt Nam (EduViet Corp) cho biết, có nhiều cách trả lương cơ bản mà các doanh nghiệp trên thế giới thường áp dụng để trả lương cho nhân viên rất hiệu quả.

Trong đó, hai cách được áp dụng nhiều nhất là HAY (đánh giá công việc, không đánh giá con người) và 3P (trả lương dựa trên 3 tiêu chí rõ ràng là chức danh, năng lực cá nhân và thành tích đạt được).

Tuy nhiên, ông Quân cũng đưa ra đánh giá,quản lý tiền lương theo phương pháp HAY chỉ phù hợp với  những doanh nghiệp có quy mô lớn, công việc ổn định và quy trình công việc phải rõ ràng, ít kiêm nhiệm và thay đổi không nhiều. Với hơn 90% doanh nghiệp vừa và nhỏ, nếu áp dụng cách HAY, doanh nghiệp Việt Nam sẽ gặp không ít khó khăn vì phân công công việc thiếu rõ ràng, mô tả công việc không chi tiết và không chuẩn, chú trọng lương năng suất, thích áp dụng lương cơ bản thấp.

Vì thế, theo ông Quân, nếu đưa phương pháp nào đó áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam, cần phải xác định rõ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho lao động được coi là đầu tư hay chi phí.

Nếu xem tiền lương là một cách đầu tư, doanh nghiệp thường trả lương cơ bản cao để thu hút người có năng lực, giám sát và đánh giá công việc rõ ràng và khách quan. Cách này hiện vẫn ít thấy ở doanh nghiệp Việt Nam.

Cũng theo đánh giá của ông Quân thì phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam vẫn coi tiền lương là chi phí, họ thường trả lương cơ bản thấp để tìm giải pháp an toàn nếu năng suất lao động thấp. Với cách này, doanh nghiệp có thể nắm đằng chuôi, an toàn về tài chính,  tuy nhiên sẽ có nhiều hạn chế vì nhân viên sẽ thành cộng tác viên, thiếu gắn kết. Cách này cũng khiến cho doanh nghiệp khó thu hút người giỏi.

Theo cách nhìn nhận của ông Trịnh Ngọc Huy, Trưởng phòng Tổ chức nhân sự, Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội thì, với một đất nước có nền văn hóa tôn trọng quyền lực như Việt Nam, chính sách lương bổng cũng nên phân biệt rõ theo quyền lực, học vị.

Ông Huy cho biết, cơ quan ông đã tiến hành nghiên cứu  tại 307 doanh nghiệp châu Âu tại Việt Nam, và thấy rằng sự khác biệt và tôn trọng quyền lực nên được thể hiện bằng chính sách lương bổng. Trong các doanh nghiệp mà ở đó mức độ lương thưởng được trả theo từng vị trí công tác cao thấp sẽ khuyến khích được người lao động làm việc, họ sẽ thấy thỏa mãn hơn.

Ngoài ra, trong nền văn hóa mà tính cộng đồng cao như Việt Nam, chính sách quan ly tien luong nên có sự hài hòa, cân bằng. Đối với các vị trí gần nhau, cũng nên có một sự cân bằng về mức lương.

Không thể thiếu phúc lợi

Câu hỏi từ nhiều người làm công tác nhân sự tham gia trong buổi  tọa đàm về tiền lương và chế độ đãi ngộ là khi tuyển dụng người mới đến, thường doanh nghiệp phải  trả cho họ một khoản lương hấp hẫn để thu hút, như thế người cũ sẽ so bì.

Chia sẻ về vấn đề này, ông Võ Văn Hiếu, phụ trách Quản lý nhân lực, Tập đoàn Ôtô Trường Hải, cho rằng mỗi doanh nghiệp phải có hệ thống thang bảng lương hợp lý, có cấu trúc bền vững. Hệ thống thang bảng lương phải đáp ứng ba yêu cầu: cân bằng trong nội bộ, phân cấp ngạch bậc và cạnh tranh với thị trường.

Dưới con mắt của một chuyên gia nhân sự, bà Lê Thanh Hà, Phó hiệu trưởng Đại học Lao động Xã hội cho rằng, trả lương theo năng lực sẽ hiệu quả hơn cách “sống lâu lên lão làng”. Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp trả lương nào thì doanh nghiệp cũng cần có một chế độ đãi ngộ tốt để nhân viên của mình không có lý do so bì. Chế độ đãi ngộ theo bà Hà, ngoài mức lương thỏa đáng, gắn chặt với hiệu quả công việc thì cũng cần có chế độ tăng lương hợp lý, và chế độ tăng lương đặc biệt khi có thành tích; Ngoài ra, nên có phụ cấp thâm niên, thưởng cổ phần hay đóng bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên...

Bí quyết vàng cho quản lý tiền lương của bạn

Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tài chính cũng như những trải nghiệm cá nhân khi quản lý tiền lương của gia đình mình, ông Wayne Besant – Tổng Giám đốc AIA Việt Nam và ông Sabbir Ahmed - Giám đốc Toàn quốc Khối dịch vụ tài chính cá nhân và quản lý tài sản HSBC Việt Nam đã đưa những lời khuyên vàng dành cho gia đình Việt.

Lên kế hoạch sớm và theo sát kế hoạch

Đầu tiên, dành lời khuyên cho các gia đinh trẻ từ cả hai chuyên gia tài chính là "bắt đầu lập kế hoạch và tiết kiệm cho mục tiêu tài chính của bạn càng sớm càng tốt". Cho dù đó là mua nhà, đầu tư vào giáo dục cho con cái hay chuẩn bị tài chính để nghỉ hưu, việc lập kế hoạch trước sẽ cho bạn một cái nhìn rõ ràng và toàn diện về tình hình tài chính hiện tại của bạn, cũng như việc bạn nên chi tiêu, tiết kiệm và đầu tư mỗi tháng như thế nào để đạt được mục tiêu của mình.

Tiết kiệm và có kế hoạch rõ ràng cho tương lai trong những năm đầu cũng sẽ thiết lập những thói quen và kỷ luật tốt, có thể có tác động tích cực đến tất cả các yếu tố trong cuộc sống của bạn và gia đình bạn trong những năm sau này. Việc lên kế hoạch cũng sẽ giúp bạn bớt những căng thẳng và lo âu về tài chính trong cuộc sống, để tận hưởng cuộc sống nhiều hơn. "Từ kinh nghiệm cá nhân của mình, tôi khuyên bạn hãy tận hưởng khoảng thời gian khi còn là một gia đình trẻ, bởi nó sẽ trôi qua rất nhanh", ông Wayne chia sẻ.

Để lên kế hoạch đã khó, nhưng việc giữ kỷ luật và theo sát kế hoạch còn khó khăn hơn nhiều. Đây là giai đoạn mà nhiều gia đình thất bại và dần dần buông xuôi việc quan ly tien luong gia đình. Một cách để giúp bạn giữ ngân sách là theo dõi tất cả chi tiêu của bạn và xem lại danh sách vào cuối tuần. Sau đó, bạn có thể dễ dàng xem những chi phí nào là cần thiết và những chi phí nào không, để quan ly tien luong tốt hơn chi tiêu của bạn theo tuần hoặc tháng tiếp theo. "Ngày nay, có rất nhiều công nghệ và ứng dụng mới hỗ trợ bạn trong việc ghi lại và theo dõi, quản lý các khoản chi tiêu hàng ngày một cách khoa học".

Luôn suy nghĩ một cách thực tế

Thực tế nghĩa là khả năng xác định được khoản tiền “thực” nhận và “thực” chi trong tương lai. “Mục tiêu tài chính của bạn phải thật thực tế và cụ thể", ông Sabbir nói, "Ví dụ bạn không nên coi nhẹ khoản đặt cọc khi vay mua nhà, hay coi nhẹ chi phí cho sức khỏe của mình sắp xếp kế hoạch tài chính cho hưu trí".

Suy nghĩ thực tế cũng bao gồm cả việc dự đoán trước những rủi ro có thể ập đến bất cứ lúc nào cho bạn hay gia đình. Hãy luôn chuẩn bị một khoản tiền dự phòng “khẩn cấp” để không bị rơi vào thế bị động khi những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra. Tham gia bảo hiểm cũng là một cách rất tốt để bảo vệ bạn và gia đình trước những rủi ro không lường trước. Bạn cũng nên giảm thiểu rủi ro tài chính bằng cách “bỏ trứng vào nhiều giỏ” - cân bằng các nguồn tiết kiệm và danh mục đầu tư của mình. "Hãy luôn thực tế về lợi nhuân đầu tư và cả rủi ro bạn sẽ nhận được", ông Sabirr lưu ý.

Để có được một bản CV thật sự nổi bật trong hàng đống thư xin việc là điều không khó nếu bạn biết cách.

Bạn là sinh viên mới ra trường đang loay hoay tìm cách viết CV sao cho phù hợp? Bạn gặp nhiều khó khăn trong việc làm nổi bật hồ sơ của mình giữa hàng ngàn lá đơn xin việc khác? Mặc dù cực kì tâm đắc với sơ yếu lý lịch và gửi đến các công ty tuyển dụng nhưng bạn vẫn không nhận được hồi âm? “Nằm lòng” những cách này thì việc tạo một bản CV nổi bật là điều không quá khó!